ペーパーレスについて一考・・・

 最近「おかげさまで、当社は創業〇〇年を迎えました」という広告に触れることが多くなった気がします。
私の周辺でも、まもなく創業50周年や100周年といった節目を迎える事業所が散見され、年史編さん・発行などの周年事業を計画している事業所もあります。

 お客様との打合せでは、50年前あるいはそれ以前に作成された文書や資料に触れることも珍しくありませんが、紙に墨やインクで記された文書は手に取ればいつでも読めるので、それらを見ながら往時の様子を比較的容易に想像することができます。(ちょっとした感動をおぼえますね!)

 一方で、今日のオフィスでは「働き方改革」が叫ばれ、生産性向上に寄与するとの理由から、ワークフローやテレワーク導入が競うように進んでおり、それに比例してペーパーレス化を急ぐ動きもみられます。
これらのデータは、日常の利活用においてペーパーとは比較にならないほどの利便性をもたらす反面、ソフトウェア等の互換性やクラウドサービス事業者によるサービス提供など外的要因によって、保存・管理の面で影響を受けるおそれもあることに注意が必要です。
 一説によると、企業や官公庁など事業所が保有する文書の10%強が「重要文書扱い」とされ、20年以上にわたり保存されていると言われています。(50年以上というのも、決して珍しくありません)

 こうした重要文書をはじめ、将来の年史編さんに必要となりそうな文書だけでも「データで保存」で終わらせず、「データ(通常用)+紙出力(長期保存用)」での運用が望ましいと考えます。

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