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文書管理システム「ファイリングマネージャー」

製品概要

特長

ファイリングマネージャー導入イメージ(行政機関の例)

想定するユーザーについて

情報公開や内部監査への対応が要求され、コンプライアンス遵守の意識が高い組織に最適です。

業種
ユーザーの現状
ユーザーの課題

文書ファイル目録の整備が不十分であるために、文書ファイルの検索や利用に支障を来しており、その結果、公文書管理法や情報公開法(行政機関の場合)をはじめとする法規や条例、組織内の内部監査などに適切に対応できないおそれがある。

さらに、各部門から文書主管部門への引継作業、文書の廃棄および保存延長など、文書管理に要する作業工数の負荷が高く、情報共有化も十分なレベルに至っていない。

本製品の導入により期待される効果

主要機能一覧

ファイル検索機能

全庁・全社の文書ファイルが簡単に検索できます!

事務室内ファイル検索機能

各課の事務室で保管している文書ファイルの情報がわかります。

書庫内ファイル検索機能

文書主管課が書庫等で集中管理している文書ファイルの情報がわかります。

廃棄済みファイル検索機能

すでに廃棄されている文書ファイルの名称や廃棄時期についても調査が可能です。

文書ファイルの検索は、「関連語句(キーワード)」や「作成時期」「作成部門」など多様な条件から簡単におこなえます。例えば、10万件を超す膨大な量の文書ファイル情報のなかからでも即座に検索結果を表示します。

ファイルリスト出力機能

各課への配布や業務用の資料として活用できます!

引継予定ファイルリスト

 文書主管課への引継(オキカエ)の際、あらかじめ各課へ配布することで引継業務の準備がスムーズに行なえます。

書庫内ファイルリスト

保存されている全ての文書ファイルについて、「ファイル名」「保存場所」「保存期間」等の情報が記載されたリストを簡単に出力できます。

これらの出力機能により「ファイル管理表」をはじめとした各種リストを自動発行できます。

ラベル印刷機能

文書ファイル用ラベル

 ファイル本体に貼付するもので、タイトルや保存期間のほかバーコードが印字されたラベルの印刷もできます。

文書保存箱用ラベル

文書保存箱に貼付するもので、箱に収納されているファイルの内訳が印字されています。

ラベル印刷機能により、各課でバラバラになりがちな様式が統一されます。また、データから出力するため、これまでのテプラ作成の際に生じやすかった誤表記も発生しません。文書ファイルや文書保存箱の準備が簡単に行えます。

バーコード処理機能

文書ファイルの履歴管理に役立ちます!

下記のような場合に発生する面倒なデータ入力や更新作業は、バーコードでも簡単に行なえます。

バーコードの利用により、当該ファイルのデータの処理工数を低減するとともに、データ更新時の入力ミスを予防します。

その他の特長

PDFファイル貼付機能

スキャナー等で作成したPDFファイル文書を貼付すれば、書庫等から文書ファイル原本を取り出すことなく、パソコン上で閲覧や出力が可能です。利用頻度の高い文書に便利です。

導入事例

ユーザーズボイス Vol.1

文書管理を担当するお客様のご意見に耳を傾けながら開発した「ファイリングマネージャー」ですが、その導入効果はどのようにあらわれているのでしょうか。

そこで今回は、実際に「ファイリングマネージャー」をご利用いただいている栃木県塩谷町総務課主査の斎藤成弘様にお話をうかがいました。

斎藤さん、今日はよろしくお願いします。
これから「ファイリングマネージャー」についてお伺いしますが、はじめに塩谷町についてご紹介をお願いします。

斎藤様― はい。"緑と太陽と詩情あふれる豊かなまち"を町民憲章の中で高らかに謳い上げる本町は、栃木県のやや北部に位置し、西は日光市、南は宇都宮市に隣接しています。 首都から約120kmの立地環境で展開される産業は、町の総面積の60%を占める林野が育む林業のほか、首都圏から近いという地の利を生かした施設園芸(スプレー菊・トマト)などの農業、大自然を舞台に営む畜産業が中心となっています。このほか、清流の恵みを活かした稲作も盛んで、全国名水百選に選定されている「尚仁沢湧水」には、美味しい水を求めて多くの観光客が足を運ばれます。近年では塩谷工業団地・天頂工業団地の企業誘致も進み、「農工両面のまち」として発展を続けています。 明治22年(1889年)の町村制で玉生・船生・大宮の各村が誕生し、昭和32年(1957年)に3村合併で塩谷村となり、昭和40年(1965年)に町制が施行され現在に至ります。現在の人口は13,300人あまり、世帯数は約4,000世帯。人情に厚く誠実で勤勉な住民気質を背景に、平成19年から「協働のまちづくり事業」を開始し、昔あった「地域の助け合いの精神」を呼び起こす活動にも着手し、活気にあふれ、希望に満ちたまちづくりが着々と進んでいます。

ありがとうございました。ところで「ファイリングマネージャー」を導入するきっかけとして、どのような背景があったのでしょうか。

斎藤様― 以前は、事務室や書庫に加えて、そこに収まりきれない文書ファイルが廊下にまで置かれていました。さらに、廃棄可能のファイルと保存期間内のファイルが混在していたこともあり、必要とするファイルを利用する際には、ひどい時で数日も「ファイル探し」に時間を費やしたことがあります。こうしたことがきっかけとなり、平成12年度からフラットファイルを利用した文書管理を展開しています。文書ファイルに関する情報を一元管理し、発生から廃棄に至る「文書のライフサイクル」の徹底を図っておりますが、工数を要する文書管理業務を効率よく運用するために「ファイリングマネージャー」を活用することになったのです。

「ファイリングマネージャー」の導入により、効果が感じられた点をお聞かせください。

斎藤様― 「ファイリングマネージャー」に文書ファイルに関する情報が集約されたので、「ファイル探し」の時間も大幅に短縮できましたし、保存すべき文書ファイルも明確になりました。反対に、不要な文書ファイルの廃棄をすすめることができたので、書庫や事務室のスペースが確保され、廊下から文書ファイルが姿を消しました。このほかにも、各課で発生したすべての文書ファイルの管理状況が明確になりましたし、「ファイリングマネージャー」の導入を機に、完結年度と保存年限が等しい文書ファイルを同一の保存箱に収納し、管理面での省力化改善を図りました。細かなことでは、文書ファイルのタイトル記載についても、以前は「手書き」「テプラ」など様式がバラバラなうえ、分類や保存年限なども記載されていたり、いなかったりでしたが、これらについても全庁で同じ様式のラベルに統一できました。

いろいろな面で役立てていただけたようですが、現在、文書管理業務で特にご苦労されている点をお聞かせください。

斎藤様― まず第一に、引き継ぎされた文書ファイルの管理場所、つまり書庫のスペース確保が喫緊の課題ですね。これについては、数年後になんとか広いスペースを確保できる見込みがたったので、すこし安堵しているところです。もうひとつは、文書管理の重要性に関する職員への啓発活動です。組織として管理・保存すべき文書ファイルについて登録・報告せず、机の中や指定場所以外の什器などに文書ファイルを保管している職員に対しては、個人管理ではなく全庁的な管理が必要であることを説明しています。未登録の文書ファイルを見つけ次第私たちが説明していますが、なかなか根気を必要としますね・・・。

今後「ファイリングマネージャー」の利用で解決したいこと、「ファイリングマネージャー」に期待することなどがありましたら教えてください。

斎藤様― 当町の文書管理は平成12年度からフラットファイルを用いたファイリングを採用していますが、これよりも前に発生し、現在も保存されている文書ファイルについては一部未登録のものがあります。これらについても「ファイリングマネージャー」に登録し、当町で保存するすべての文書ファイルについては管理状況を明確に把握できるようにしたいと考えています。

「ファイリングマネージャー」の導入により、効率化や合理化ばかりでなく、文書管理の運用ルールの順守にもお役に立てたようでなによりです。引き続き、私どもの製品やサービスについて忌憚のないご意見をお願いいたします。本日は、お忙しいところ貴重なお話をおきかせいただき、ありがとうございました。

ユーザーズボイス Vol.2

文書管理を担当するお客様のご意見に耳を傾けながら開発した「ファイリングマネージャー」ですが、その導入効果はどのようにあらわれているのでしょうか。

実際に「ファイリングマネージャー」をご利用いただいている栃木県さくら市総務課の久保章様にお話をうかがいました。

久保さん、今日はよろしくお願いします。
これから「ファイリングマネージャー」についてお伺いしますが、はじめにさくら市についてご紹介をお願いします。

久保様― さくら市は、古くから北と東を結ぶ交通の要衝であり、城下町・宿場町として栄えてきました。市内各所には当時を思わせる風情が残されています。市内には市の名前の由来となった「桜」の名所が数多くあり、桜の咲くころには多くの方々の目を楽しませています。また、喜連川温泉は佐賀県嬉野温泉、島根県斐乃上温泉とならび「日本三大美肌の湯」と称されています。

さくら市では、2年前に大規模な書庫整理作業を実施しましたが、その背景についてお聞かせください。

久保様― さくら市は、平成17年3月に氏家町と喜連川町が合併し誕生しました。氏家町と喜連川町の文書管理方法にそれほど差異はありませんでしたが、合併前の両町における文書の保存場所については担当課や担当者任せで、合併前両町の文書事務を総括する総務課では、どこにどういった文書があるのか全く把握できていませんでした。また、さくら市の誕生とともに市の組織機構も改められましたが、その際、各課の事務室や文書の保管スペース、保存場所も一新され、さくら市への合併当初、保存文書を探す場合、前任の担当者に合併前の保存書庫を確認し、後に、合併時にその文書を移動した職員へ新たに保存することとなった書庫を確認し、時間をかけて何とか必要な文書を探し出していました。そのようなことから、文書管理を担当するさくら市総務課では、 毎年の人事異動により各課の担当者が変わるたびに文書の保存場所が分からなくなってしまうと考え、このまま担当課や担当者に文書管理を任せていては、文書が紛失することを危惧し、全庁的な保存文書のタイトルや保存場所等の調査をすることになりました。

その作業以来、「ファイリングマネージャー」をご利用いただいておりますが、日常どのようにご活用いただいておりますか。

久保様―さくら市では、すべての文書ファイルの所属課、ファイル名や廃棄年度等をファイリングマネージャーに登録して管理しています。また、ファイリングマネージャーで作成した背表紙をすべての文書ファイルに貼り付けています。これにより文書ファイルの保存場所が容易に特定できるようになり、簡単に文書ファイルの探し出しができるようになりました。そのほかにも廃棄対象文書をファイリングマネージャーのデータ上で抽出し、各課に知らせることなどにも利用しています。

いろいろな面で役立てていただけたようですが、現在、文書管理業務で特にご苦労されている点をお聞かせください。

久保様―1点目はやはり、各課において、ファイリングマネージャーに登録していない文書ファイルがあるため、完全な文書ファイル検索ができないことです。2点目はさくら市の職員は、私も含めてですが文書を廃棄することに若干抵抗があり、保存年限が経過して廃棄年を迎えても、保存年限を延長する傾向があるため、今後、書庫が不足する事態に陥ることを心配しています。

今後「ファイリングマネージャー」の利用で解決したいこと、「ファイリングマネージャー」に期待することなどがありましたら教えてください。

久保様―現在、さくら市ではファイリングマネージャーに9万件以上の文書ファイルを登録しており、その登録数の影響だと思いますがファイリングマネージャーを操作したときの反応がもう少し早くなるといいですね。また、さくら市では作成した文書ファイル名等のデータをファイリングマネージャーに登録し、ファイリングマネージャーで作成したファイル背表紙を文書ファイルに貼りつけることにしているため、各課において新たに文書ファイルを作成するたびに、各課でファイリングマネージャーへの登録データを作成し、総務課がそのデータをファイリングマネージャーへ登録していますが、各課でファイリングマネージャーへの登録データが適正に入力されていない場合が多いため、総務課で一度各課提出の同データをチェックする手間が総務課の負担となっていることから、各課において新たに文書ファイルを作成する際、適切にデータを作成できるようになれば非常に助かります。

「ファイリングマネージャー」を文書管理業務の効率化や合理化にお役立ていただき、ありがとうございます。課題や要望についても、順次バージョンアップ等に反映させていきたいと考えております。また、ご指摘いただいた操作の反応や登録時のチェックに関する課題についてはネットワーク版のご利用により解決できますので、ぜひ一度お試しいただければと思います。引き続き、私どもの製品やサービスについて忌憚のないご意見をお願いいたします。本日は、お忙しいところ貴重なお話をおきかせいただき、ありがとうございました。

ユーザーズボイス Vol.3

文書管理を担当するお客様のご意見に耳を傾けながら開発した「ファイリングマネージャー」ですが、その導入効果はどのようにあらわれているのでしょうか。

実際に「ファイリングマネージャー」をご利用いただいている群馬県館林市行政課の木村様、藤原様にお話をうかがいました。

はじめに館林市についてご紹介をお願いします。

館林市は、「鶴舞う形」といわれる群馬県の東南部、ちょうど鶴の頭の部分にあたり、関東地方のほぼ中央に位置しています。 市の北には渡良瀬川、隣接する邑楽郡明和町を隔てた南には利根川と大きな河川が流れ、城沼、多々良沼、近藤沼や茂林寺沼など多くの池沼が点在するなど、豊かな水資源と自然環境に恵まれ、多様な動植物の生息地となっています。城沼と多々良沼で越冬した白鳥たちが北の大陸を目指し始め、桜の花と鯉のぼりの競演で春が幕を開けると、つつじ、花菖蒲、花ハスに彼岸花と四季折々に色鮮やかな花々が館林を彩ります。


館林市では、平成22年度に「過年度文書管理リスト作成事業」を実施しましたが、その背景についてお聞かせください。

これまでの文書管理は、施行から30年近く経過した文書管理規程にのっとり実施してきました。しかしながら、行政事務増加による書庫の飽和、多くの時間を割かれる引継及び廃棄の作業工程、ファイル等の収納文具製品の変化、パソコンの登場・・・と、行政文書を取り巻く環境は劇的に変化し、その結果、文書管理の状態は必ずしも良好な状態ではなくなっていました。

また、国の行政文書に対応した公文書管理法が平成21年に公布され、文書の管理ルールを法律が定めることになったのを契機に、これまでの文書管理を見直そうという機運も高まりましたが、市町村への法律の適用は努力目標にとどまったため、全国の多くの市町村と同様に本腰を入れた文書管理の見直しは消極的なものにとどまりました。

そのような状況の中、国の補正予算により緊急雇用創出事業が創設され、多くのマンパワーを必要とする文書目録のデータ登録作業に失業者等を雇用することに対しても、この事業が拡充されるようになりました。

この好機に、本市では、かねてから懸案事項であった行政文書の目録整備について、この事業を活用していくことになります。

具体的には、庁舎地下書庫及び各課所管の施設等に分散保管された行政文書全てにおいて過去の行政文書の目録リストを作成するというものです。

緊急雇用創出事業における、事業期間は、平成22年6月7日~平成23年1月31日までの8か月間で、委託業者(関東インフォメーションマイクロ株式会社)のもとで12人を雇用して実施しました。

この事業の成果としましては、地下書庫の引継文書1,363箱内の文書目録(104,032件)及び平成20年度までの各課保管文書(80,185件)をエクセルデータ化し、過去の文書目録データを検索できるようにしたものです。


平成23年度より「ファイリングマネージャー」をご利用いただいておりますが、システム決定にあたっては、どのような点がポイントでしたか。

過年度文書目録がデータ化、整備されたことにより、急速に文書管理が注目されていきます。そして、データ化した文書目録を生かし、文書管理を再構築することが命題となり、平成23年度に文書目録管理システム構築事業が予算化されました。

具体的なシステムの検討は、3社プロポーザルを実施し、文書管理の一貫性、システムの視認性、操作性等について評価することで行いました。その中で、「ファイリングマネージャー」は文書目録の流れに即したシステムの見た目での分かり易さ、直感で分かるシステム(視認性の高さ)であることが特に高く評価されました。


「ファイリングマネージャー」の導入によって効果が感じられた点をお聞かせください。

本市が導入したファイリングマネージャーを一口で言うと、文書の起案、保管、保存、廃棄における目録データがネットワーク化したパソコンから常時見える画期的なシステム導入と言えると思います。

システム導入に伴い、現状の事務についても大幅な改善を行いました。(文書管理規程の抜本的な改正を実施)

大きな改善として、まず、文書の起案は、必ずシステムを使用し文書目録を登録することにしました。これにより回議用紙を出力し、決裁に用いています。一方、回議用紙以外の簡易決裁は原則廃止し、簡易決裁に用いる決裁欄用ゴム印までも回収し、回議用紙による決裁を徹底しました。(ただし、合理性の観点から簡易な庁内文書等に限り、庁内文書処理カードを添付して決裁を行うこととしました。)

次に大きな改善は、システムによる引継リスト及び廃棄リストの作成が挙げられます。従来は所管課の担当者が文書目録リストの帳票から引継リストを作成し、本課へ提出していました。システムでは、本課が作成年度、保存年限、課名等を選択したうえで、帳票作成し、引継リスト及び廃棄リストを作成することができることから容易に出力が可能になり、作業時間の大幅な短縮になりました。

現在、職員が使用する約700台のパソコンから日々の文書目録の登録を行っており、平成24年度は約64,000件程の目録が登録されています。このネットワーク対応のファイリングマネージャー導入により、本市における漏れのない文書目録の蓄積が可能となっています。


今後「ファイリングマネージャー」の利用で解決したいこと、「ファイリングマネージャー」に期待することなどがありましたら教えてください。

地下書庫及び平成25年度から稼働する庁舎外の第二書庫の文書管理を容易にするために、バーコードやハンディ端末等により、さらに適正な管理が可能かどうか検討したいと考えています。

最後に、システムを導入してから文書のライフサイクルが一巡し、事務処理も軌道に乗ってきたところです。これまで多くのシステムカスタマイズを行ってきましたが、さらに使い勝手の良いシステムに仕上げるため、貴社と共同で改良を続けていきたいと考えています。


「ファイリングマネージャー」を文書管理業務の効率化や合理化にお役立ていただき、ありがとうございます。課題や要望についても、順次バージョンアップ等に反映させていきたいと考えております。引き続き、私どもの製品やサービスについて忌憚のないご意見をお願いいたします。本日は、お忙しいところ貴重なお話をおきかせいただき、ありがとうございました。

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