【過去20年分の不動産売買契約書を電子化】
　宇都宮市を中心に分譲住宅の販売を手掛ける、株式会社 健康太郎の家 様は、アレルギーや喘息の発症を抑制する住宅と、徹底した顧客サービスで成長を続けています。当社は、同社が保管する大量の不動産売買契約書等を電子化し、顧客名や物件住所など任意のキーワードで瞬時に検索・表示されるシステムの構築を受託しました。システムの運用開始以来、「社員の生産性向上と顧客対応のスピードアップに役立った」という同社の宇梶様にお話を聞きました。

株式会社 健康太郎の家　統括副部長　宇梶梨香 様

　宇梶様、今日はよろしくお願いします。本日は住宅の販売や建築工事に関する契約書の電子化についてお伺いしますが、はじめに御社について簡単にご紹介ください。

　宇梶様　弊社は昭和45年の創業以来、土地造成から建物の建築まで一貫してサポートし、お客様に快適で健康に良い住まいを提供しております。現在、宇都宮市内には約30区画の分譲地を構え、より多くのお客様に対応出来るよう、日々分譲地の開拓を行っております。建物については空気改質装置を備えた換気システムの特許を取得し、空気のキレイな家を家づくりのコンセプトとして、より良い住宅の提供を目指し産学連携研究や各機関との共同研究を行っております。

　ありがとうございました。このたび、住宅販売や建築請負に関する契約書や図面の電子化を実施しましたが、そのきっかけについて教えてください。

　宇梶様　弊社は不動産の売買契約書及び重要事項説明書、建築請負工事契約書等の膨大な量の重要書類を事務所の地下スペースに保管しておりました。必要な時に地下に潜りダンボール箱の山からファイルを持ち出すという作業を繰り返している中で、収納スペースにも限りがあり、書類を探すことが仕事になってしまうことは時間のロスに繋がることから、そろそろ電子化をしなければならない時期ではないかと考えはじめておりました。ところが、今まで電子化の経験の無い弊社ではどこの会社に依頼すれば良いのかさえ分からず、棚上げの状態でした。そんな中、関東インフォメーションマイクロ㈱様とご縁があり、事業内容を伺ううちに、お願い出来る会社であると気づき、早速、電子化を依頼させていただきました。依頼する前には関東インフォメーションマイクロ㈱様が官公庁・金融機関等と取引があることも伺い、契約書等の重要書類を預けられる信頼できる企業であることも電子化を依頼した大きなポイントでした。また、電子化に合わせて検索システムの導入もお願いすることにしました。

初めてデジタル化を外部へ依頼するにあたり、以下の点を依頼条件といたしました。
①　通常業務に支障がないこと
②　費用対効果
③　誰でも簡単に検索ができるソフトであること
④　電子化済のファイルと電子化未済のファイルを区別できること

　契約書を電子化した結果、どのような効果がありましたか？

　宇梶様　必要な時に社員の誰もが机上で簡単に検索することが出来、 今までとは比べものにならない程作業時間の短縮になりました。また、今まではファイルから取り出しコピー機での印刷であったため、 影が出来たりキレイに印刷が出来ませんでしたが、PDF化したことで、PCからの印刷と変わらない画質で出力ができ、外部へ出す書類として恥ずかしく無いものとなりました。

　最後に今回の電子化作業についての感想や、これから取り組まれたいことについてお聞かせください。

　宇梶様　初めての電子化作業でしたが、事前に作業についての丁寧な説明があり安心して任せることができました。また作業中においても、不明点等の内容確認や進捗具合の報告等を逐一ご連絡いただき、とてもスムーズに電子化作業を終えることができ心より感謝しております。
今後は既存客及び進捗客等のデータ管理を関東インフォメーションマイクロ㈱様と相談しながら、顧客管理ソフトの構築を行い今まで以上の電子化を進めていきたいと思っております。

　私たちの業務がお役に立てているようで嬉しい限りです。本日はお忙しいところ貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

健康太郎の家ホームページはこちら　http://kenkoutaro.com/

※この記事に関するお問い合わせは、関東インフォメーションマイクロ株式会社　営業部　にお願いします。