文書管理を徹底し、想像以上の生産性向上の成果を生み出した事例をご紹介します。
サポート事例
行政文書ファイル（公文書）の整理・リスト作成
お客様
Ａ市役所
概要
対象の文書について
Ａ市役所が保管する公文書（ファイル約70,000冊）
主な作業
- 「保管・廃棄」の選別作業
保管期限ほか、お客様の選別基準にもとづき仕分作業を実施。 - ファイルラベルの作成・貼付
タイトルや保管期限を明示したラベルを作成し、文書ファイルに貼付。 - 保管レイアウト作成・再配置
書庫の保管レイアウトを作成し、再配置の作業を実施。 - 保管文書リスト作成
すべての保管文書が記載されたリストを作成。 - 定期メンテナンス
「保管・廃棄」の選別作業を中心に、毎年メンテナンス作業を実施中。
効果
- 文書ファイル数の削減
作業前：70,000冊 → 作業後：50,000冊（約30％削減）
- 保管場所の集約
導入前：15箇所 → 導入後：５箇所（１/３に集約） - 文書検索時間の短縮
導入前：１回あたり平均20分 → 導入後：１回あたり平均５分（約75％ 削減）
※「保管文書リスト」と「ファイルラベル」の相乗効果による。
※この作業により、「新たに発見された文書」が少なからず確認された。
- 個人情報保護の強化
個人情報を含む文書について、リスト・現物ともに識別を付与した。
ICタグ対応 機密文書管理システムの導入
お客様
地方銀行系列の保証会社様
概要
対象の文書について
「抵当権設定」および「求償債権」関連の一部文書。（約1,000件）
主な作業
- 文書リストと現物の突合作業
文書リストと現物を全点突合し、システムに登録するデータを整備。 - 文書管理システム（ソフトウェア部分）の作成
入出庫管理、突合、文書検索など、業務上必要な機能を有するシステムを作成。 - ICタグの貼付
対象文書すべて１点ごとにICタグを貼付。 - 文書管理システムの設置・運用開始
システム本体（ソフトウェア、管理用パソコン、ICタグリーダー 等）を設置、運用を開始。
効果
- 文書の入出庫管理の省力化、履歴表示
文書持出簿の記入廃止（利用者や利用期間等は、システムに自動記録される） - 現物突合作業の省力化
導入前：２人で２～３日間 → 導入後：１人で0.5日間（約90％削減） - 情報セキュリティ対策の強化
すべての保管文書が、リアルタイムで存否確認可能になった。
文書保管開始から終了までの履歴を、管理ログで確認可能になった。
