文書管理システム ファイリングマネージャー

製品概要

特長

• 紙文書（原本）の所在管理を徹底するためのツールです。
• 長年にわたる書庫整理の経験をもとに開発。
• 開発方針は「人の動きを最小に、文書ファイルの動きを正確に」。
• 「オンプレミス版」のほか「クラウド版」もあります。
• 保守や機能拡張などにも高い自由度。改良を加えながら長くご利用いただけます。

ファイリングマネージャー導入イメージ（行政機関の例）

想定するユーザーについて

情報公開や内部監査への対応が要求され、コンプライアンス遵守のレベルが高いお客様に最適です。

業種

• 自治体・行政機関
• 金融および保険会社
• 製造業　など

ユーザーの現状

• オフィスには、依然として「文書」「ファイル」が多くを占めている。
• 文書ファイルの状態（保存場所、保存期間など）を正確に把握したいと考えている。
• 電子化をしても、原本の文書は廃棄できない。
• 文書ファイルの量が多い。
• 文書ファイルに関わる人、部門、保存場所が多い。
• 法規制や内部監査等への対応が求められている。

ユーザーの課題

文書ファイル目録の整備が不十分であるために、文書ファイルの検索や利用に支障を来しており、その結果、公文書管理法や情報公開法（行政機関の場合）をはじめとする法規や条例、組織内の内部監査などに適切に対応できないおそれがある。

さらに、各部門から文書主管部門への移管、文書の廃棄および保存延長など、文書管理に要する作業工数の負荷が高く、情報共有化も十分なレベルに至っていない。

本製品の導入により期待される効果

• 文書ファイルの所在管理が明確になる（100％追跡可能）
• 文書管理に要する作業工数を低減する（導入前比80％以上の省力化）
• 文書管理に対する職員の意識向上
• 法規制や内部監査への対応（公文書管理法、情報公開法、個人情報保護法、各種ISO、PL法など）

主要機能一覧

ファイル検索機能

   全庁・全社の文書ファイルが簡単に検索できます！

• 事務室内ファイル検索機能
• 書庫内ファイル検索機能
• 廃棄済みファイル検索機能 など

文書ファイルの検索は、「関連語句(キーワード)」や「作成時期」「作成部門」など多様な条件から簡単に行えます。
例えば、10万件を超す膨大な量の文書ファイル情報のなかからでも即座に検索結果を表示します。

ファイルリスト出力機能

各課への配布や業務用の資料として活用できます！

• 移管予定ファイルリスト
• 廃棄予定ファイルリスト など

これらの出力機能により「ファイル管理表」をはじめとした各種リストを自動発行できます。

ラベル印刷機能

• 文書ファイル用ラベル
• 文書保存箱用ラベル など

ラベル印刷機能により、各課でバラバラになりがちな様式が統一されます。
また、データから出力するため、これまでのテプラ作成の際に生じやすかった誤表記も発生しません。
文書ファイルや文書保存箱の準備が簡単に行えます。

バーコード処理機能

下記のような場合に発生する面倒なデータ入力や更新作業は、バーコードでも簡単に行えます。

• 各課から文書主管課へ移管するとき
• 文書保存箱へ文書ファイルを収納するとき
• 文書ファイルを廃棄するとき
• 文書ファイルの保存期間を延長するとき
• 文書ファイルを歴史資料として保存するとき　など

バーコードの利用により、当該ファイルのデータの処理工数を低減するとともに、データ更新時の入力ミスを予防します。