文書管理を徹底し、想像以上の生産性向上の成果を生み出した事例をご紹介します。
サポート事例
行政文書ファイル(公文書)の整理・リスト作成
お客様
A市役所
概要
対象の文書について
A市役所が保管する公文書(ファイル約70,000冊)
主な作業
- 「保管・廃棄」の選別作業
保管期限ほか、お客様の選別基準にもとづき仕分作業を実施。 - ファイルラベルの作成・貼付
タイトルや保管期限を明示したラベルを作成し、文書ファイルに貼付。 - 保管レイアウト作成・再配置
書庫の保管レイアウトを作成し、再配置の作業を実施。 - 保管文書リスト作成
すべての保管文書が記載されたリストを作成。 - 定期メンテナンス
「保管・廃棄」の選別作業を中心に、毎年メンテナンス作業を実施中。
効果
- 文書ファイル数の削減
作業前:70,000冊 → 作業後:50,000冊(約30%削減)
- 保管場所の集約
導入前:15箇所 → 導入後:5箇所(1/3に集約) - 文書検索時間の短縮
導入前:1回あたり平均20分 → 導入後:1回あたり平均5分(約75% 削減)
※「保管文書リスト」と「ファイルラベル」の相乗効果による。
※この作業により、「新たに発見された文書」が少なからず確認された。
- 個人情報保護の強化
個人情報を含む文書について、リスト・現物ともに識別を付与した。

ICタグ対応 機密文書管理システムの導入
お客様
地方銀行系列の保証会社様
概要
対象の文書について
「抵当権設定」および「求償債権」関連の一部文書。(約1,000件)
主な作業
- 文書リストと現物の突合作業
文書リストと現物を全点突合し、システムに登録するデータを整備。 - 文書管理システム(ソフトウェア部分)の作成
入出庫管理、突合、文書検索など、業務上必要な機能を有するシステムを作成。 - ICタグの貼付
対象文書すべて1点ごとにICタグを貼付。 - 文書管理システムの設置・運用開始
システム本体(ソフトウェア、管理用パソコン、ICタグリーダー 等)を設置、運用を開始。
効果
- 文書の入出庫管理の省力化、履歴表示
文書持出簿の記入廃止(利用者や利用期間等は、システムに自動記録される) - 現物突合作業の省力化
導入前:2人で2~3日間 → 導入後:1人で0.5日間(約90%削減) - 情報セキュリティ対策の強化
すべての保管文書が、リアルタイムで存否確認可能になった。
文書保管開始から終了までの履歴を、管理ログで確認可能になった。
