公文書等の管理に関する法律の規定（第７条第１項）に基づき国の行政機関が保有する現用文書である「行政文書ファイル等」の目録「行政文書ファイル管理簿」を整備している点については、ご存じの方も多いと思います。また、同法（第15条第４項）に国立公文書館等に対する「特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録」の作成と公表義務が定められている点についてご存じの方もいらっしゃるでしょう。

　しかし、意外と知られていないのは、国の行政機関が廃棄文書目録を整備している点です。正確には、「移管・廃棄簿」という名称で、保存期間を満了し、国立公文書館に移管した「行政文書ファイル等」と廃棄した「行政文書ファイル等」を記載した帳簿ということになります。これは、「行政文書の管理に関するガイドライン」に定められているルールで、正確には以下のとおりです。

　(3) 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
（「行政文書の管理に関するガイドライン」P23　https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf）

　この「移管・廃棄簿」によって国の行政機関は、かつて保有し、現在は保有していない文書について、現在保有していない理由（「国立公文書館に移管したから」or「廃棄したから」）を明らかにできるということです。