電子帳簿保存法が広く認知されるようになり、関連のソフトやアプリのテレビCMも、競うように流れています。一部の調達先では数年前から電子請求書が送られるようになり、当社でも初めは戸惑ったものの、現在は「あたりまえの処理」として定着しています。

先日、経理担当者から「ある電子請求書が、保存されているべきフォルダに格納されていない」という問合せがありました。
原因は、「電子請求書ソフトからダウンロードしたPDFを、所定のフォルダに格納し忘れた」というもの。電子請求書ソフトは、各調達先がそれぞれ異なるベンダーのソフトを利用しているので、ソフト上で一括管理することができないことから、PDFで自社のサーバーに設置したフォルダに移動して保管することになっているのですが、その作業を忘れていたのです。

「つい、うっかり」というのは誰にでもあることですが、電子データの場合は「有体物」でないだけに、保管・管理のうえでは「検索性の確保」が重要だと痛感しました。