8月21日に開催した「第24回文書管理セミナー」のアンケート結果からは、文書管理の現場で抱える課題や悩みがうかがえました。

代表的なものを挙げると、第1に「文書の保管状況」。
書庫の狭隘化に対するスペース確保の問題や、保管文書の整理不足による生産性阻害などを課題に挙げる回答が多くみられました。
さらに、文書を廃棄する際に「歴史資料としての価値に照らした判断が不足している」との声もありました。
これらの対策としては、「保管場所」「保管期間」「歴史資料としての価値の有無」を明確にすることがポイントでしょう。

第2に「文書管理に対する一般職員の意識不足」。
すべてを文書管理担当部門や文書管理担当者だけで一身に背負うことは困難ですが、その一方で「他部門の協力を得るのは容易でない」現状が伝わってきました。
とくに「文書を指定保管場所へ移動する」「保存期間を満了した文書の措置を行う」等について、全社（全庁）統一で実行を試みる際に手を焼いているようです。
組織全体として文書管理への意識を向上させるには、定期的な文書管理研修が効果的と思われます。職員の意識が向上すれば、自ずと各部門の協力が得られやすくなるからです。

同じような課題を抱える方がいらっしゃいましたら、弊社までお気軽にご相談ください。ごいっしょに「よりよい文書管理」を目指しましょう。