最近、出張することが多いのですが、そんな時こそ、普段の文書管理の重要性がわかります。

　顧客から問い合わせを受け、出先から社の者に文書を確認してほしいという事がけっこうあります。

そんな時、
「３番のキャビネットの２段目の『〇〇社向け〇〇についての提案書・見積書』いうタイトルのファイルを開いて、日付順に綴じてあるから、５月に提出した見積書を見てほしい・・・」
というような具合に指定できれば、仕事もスムーズに進むことでしょう。

これがもし、
「４つ並んだキャビネットのどこかの、何冊かある「見積関係資料」というファイルのどこかに綴じたはずなので探してみて・・・」
というような指示だったらどうでしょう。

　探す人の時間を奪うことにもなりますし、お互いストレスがたまる上に、きっと目的の文書は見つからないでしょう。