昨年度に文書管理体制を構築する前段階として、まずは「現状を調査し、報告書にまとめる」という業務を受託しました。
　職員へのヒアリングや各所の視察等を実施した結果、以下のような問題点が浮彫りになりました。

・職員の文書管理に関する意識が低い
・文書取扱規程が形骸化している
・事務室内に文書があふれている
・書庫に余裕がない
・文書目録の作成がされていない
・保存期間の設定が適切でない可能性がある
・過去の文書が検索できない
・担当者がいないと検索できない
・廃棄リストがない
・ファイルタイトルが統一されていないので探しにくい
・ファイルラベルに必要な情報が記載されていない
・歴史資料についての認識がない、劣化が懸念される文書がある

　官民問わず、心当たりがあると感じる方も多いのではないでしょうか
　業務の報告書には、これらの「問題点の分析」および「解決策の提示」についても記載させていただきました。

　適正な文書管理体制を構築するには時間と予算がかかります。
　その準備段階として、まずは現状を正しく認識することから始めてはいかがでしょうか。