文書を廃棄する際には、何を廃棄したかわかるようにしておく必要があります。
　廃棄した文書を探し続けるのは非効率と言わざるを得ません。

　またそれが行政文書であれば、説明責任を果たすためにも「○年の保存期間を満了したので○年○月○日廃棄した」というような履歴を残しておく事が必要です。
　発生時から文書目録を作成していれば、そこに廃棄年月日を追記すれば廃棄目録となります。