新年度も近くなり、異動の発表がされている組織も多いことでしょう。
　組織にとっては必要な事であっても、文書管理の視点から考えると、文書管理を担当する総務部門の方が異動してしまうと、これまでの運用が継続されていかないという事が発生する懸念があります。

　文書管理は、引継や廃棄、保存期間の延長や保存場所の変更等、常に現物とデータを動かしていく必要があり、一度放置するとあっという間に崩れていってしまうものです。文書管理は構築より維持が難しいと言われる所以です。

　例えば、文書管理の一部を外部委託（アウトソーシング）する事の利点として、総務部門の担当者が変わっても、文書管理の一定のレベルが維持できるという点が挙げられます。