文書管理を川の流れに例えると、下流というと廃棄や歴史資料指定があたります。
上流は、発生した文書の登録になるでしょう。

　上流できちんと登録されていれば、途中、中流で、保管場所がかわったり、保存期間を延長したり、貸出返却したりしながらも、必要な情報を保持したまま下流に流れつきます。

　はじめが肝心とはよく言いますが、文書管理においても、発生時から適切な情報を付与しておくことが重要です。
　保存期間を設定しておけば、いつ廃棄するのかが明確になり、歴史資料になる可能性が高いものものに印をつけておけば、選別作業の正確性向上や誤廃棄の防止の効果があります。