文書管理というと、目録化してどこになにがあるのかを明らかにすることが一つの目的ですが、探し当てた文書ファイルがどのように綴られているのかも重要な要素です。

　必要のない書類や旧版等が多くて目的の書類にたどり着くのに時間がかかってしまったり、日付が無く時系列がわからない、どうしてそうなったかという経緯に関する書類が綴られておらず悩んでしまったり・・・

　綴り方によっても、仕事の質やスピードが変わってくると言えるでしょう。